Como se organizar para evitar problemas com o fisco?

Para médicos que gerenciam consultórios ou clínicas, a organização fiscal é tão importante quanto o atendimento ao paciente. Cumprir com as obrigações tributárias de forma correta e dentro dos prazos é essencial para evitar problemas futuros com o fisco e manter a saúde financeira do negócio, mas podem ser um grande desafio.

Abaixo, reunimos orientações práticas que vão ajudar médicos a entender melhor suas responsabilidades fiscais e estabelecer uma rotina financeira eficiente e em conformidade com as exigências legais.

Deveres fiscais

O primeiro passo é compreender as principais obrigações fiscais associadas à atividade médica, como o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), o Imposto sobre Serviços (ISS) e contribuições específicas para profissionais autônomos.

“É comum que médicos que estão começando um consultório não saibam quais tributos devem ser pagos ou a periodicidade deles, o que leva a erros evitáveis,” explica a especialista em contabilidade Alice Barroca. “Estar bem informado e contar com um contador é essencial para garantir que tudo esteja devidamente organizado”, complementa.

Além do ISS, que é um tributo municipal, profissionais médicos também devem estar atentos ao recolhimento do INSS e outras contribuições para evitar passivos futuros, especialmente se o profissional atua como Pessoa Jurídica (PJ).

Nesse caso, o Simples Nacional pode ser uma alternativa interessante para reduzir a carga tributária. “Para muitos médicos, ele oferece a vantagem de unificar os tributos em uma única guia, reduzindo burocracias e facilitando o planejamento fiscal”, acrescenta.

Documentação e recibos organizados

Manter um sistema organizado para documentos fiscais facilita o controle financeiro e previne problemas com o fisco, além de comprovar despesas na declaração de impostos.

“Para médicos organizados, o controle financeiro do consultório pode ser simples e eficiente. Com o programa gratuito da Receita Federal, é possível registrar entradas e saídas diárias. Na época do IR, basta importar esses dados direto para a declaração”, afirma.

“É essencial manter os recibos organizados. Eles devem conter o nome completo, CPF e o valor da consulta. Também é preciso guardar os comprovantes de despesas do consultório, como aluguel e materiais de escritório. Isso garante que, em uma eventual fiscalização, todos os documentos estejam em ordem, prevenindo problemas”, conclui.

Antecedência

O problema de deixar tudo para cima da hora, além da desorganização, claro, é não ter na ponta do lápis os valores que entraram e saíram. “Pode acontecer de o paciente que ele atendeu meses antes entrar em contato cobrando o recibo referente à consulta. Isso implica o médico emitir o comprovante com data retroativa e ter de recalcular a própria declaração”, pontua.

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A especialista faz ainda questão de lembrar que, em 2025, médicos que trabalham de forma independente deverão começar a emitir recibos de serviços prestados através de uma nova ferramenta disponível no aplicativo da Receita Federal. O “Receita Saúde” já está em vigor, mas a partir do ano que vem se tornará obrigatória.

Já os profissionais que possuem uma empresa registrada e atuam como pessoas jurídicas devem continuar fazendo uso do DMED.

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Regime de tributação adequado

Seja o Simples Nacional, o Lucro Presumido ou o Lucro Real, a escolha pelo regime tributário impacta diretamente o montante de imposto a ser pago. Cada um possui características próprias, e a seleção deve considerar o volume de receitas e despesas do consultório.

O Simples Nacional, por exemplo, é uma opção prática para consultórios menores, enquanto o Lucro Presumido e o Lucro Real podem oferecer vantagens para clínicas de maior porte, que lidam com altos custos operacionais.

Ferramentas de gestão

Softwares de gestão financeira centralizam receitas, despesas e tributos, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais com mais precisão e menos erros, além de garantir o pagamento dos tributos em dia.

Alice frisa que é essencial que médicos que atuam como Pessoa Jurídica contratem um contador ou escritório de contabilidade. Essas obrigações acessórias são complexas, exigem ferramentas específicas para garantir conformidade com o governo e, muito provavelmente, não serão bem administradas pelo próprio profissional.

“Já para aqueles que atuam como pessoa física, o livro caixa é uma ótima ferramenta para organizar receitas e despesas e facilitar a comunicação com o imposto de renda, pois já é integrado à Receita Federal. E, se necessário, eles podem contratar um auxiliar para o preenchimento, pois o programa é simples de usar e não exige um contador”, afirma.