4 dicas para aumentar a produtividade no consultório médico

Ter muitas tarefas administrativas acumuladas no dia a dia, somadas a uma grande quantidade de horários agendados no mesmo dia, principalmente quando não há tempo para planejar essas atividades, podem gerar uma sobrecarga no pessoal e, consequentemente, uma queda na produtividade do seu consultório médico.

E a produtividade, como bem sabemos, é algo que tem muito a colaborar para a sua clínica e para a sua rotina, uma vez que ela pode impactar diretamente em vários fatores dentro de qualquer empresa ou negócio, como a lucratividade, por exemplo. Por isso, reunimos neste post quatro dicas para aumentar a produtividade em consultório médico e otimizar a sua rotina de atendimentos. Confira!

1. Utilize ferramentas de checklist

Você tem o costume de fazer checklists? Ainda não? Então comece a utilizar e veja como vai facilitar a organização das tarefas ao longo do seu dia. Hoje em dia, com a tecnologia de que dispomos, é possível criar essas listas de tarefas utilizando ferramentas gratuitas que, além de manter tudo mais organizado e facilitar a sua vida, também vão te ajudar a não esquecer dos seus afazeres na rotina do consultório.

Existem várias ferramentas e aplicativos para computadores e smartphones que podem ser úteis. O Evernote, por exemplo, é um aplicativo bem prático que lhe permite fazer anotações, criar checklists e gerar notas com apenas alguns toques na tela do seu celular para facilitar o seu dia a dia!

2. Adote o uso de um sistema de gestão

Automatize os processos para aumentar a produtividade em consultório médico. Comece a informatizar a sua clínica, desde o agendamento das consultas e dos exames até o uso de prontuários eletrônicos. Isso certamente tornará a sua equipe bem mais produtiva e impactará diretamente nos seus resultados e na satisfação dos seus pacientes.

Ao adotar o uso de um sistema de gestão, todos os processos da clínica passarão a ser padronizados, haverá muito mais agilidade no acesso às informações, afinal as informações estarão online e poderão ser vistas de um computador, celular ou tablet. A sua gestão de estoque se tornará muito mais eficiente, você vai ter mais controle do fluxo de caixa, além de que todos os setores — como o financeiro e a demanda de atendimento — ficarão integrados, lhe dando acesso a todas as informações em tempo real.

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3. Padronize o tempo das suas consultas

Algo que pode ajudar a aumentar a produtividade em consultório médico é a padronização do tempo das consultas.

Imagine a seguinte situação: você tem um paciente às 16h e outro às 16h40, porém aquele primeiro paciente tomou mais o tempo da consulta e o outro paciente que seria atendido em seguida teve de ficar um bom tempo esperando na recepção. Nesse momento, você já percebeu que não vai ser possível fazer um intervalo ou beber um café entre uma consulta e outra por que precisa correr para ajustar os horários.

Se for recorrendo pode se tornar uma situação complicada para gestão do seu tempo, que vai refletir na produtividade da sua clínica, não é mesmo? Além de você ficar sobrecarregado dessa forma, o paciente que teve de ficar esperando provavelmente ficou incomodado com a espera — e a primeira impressão da sua clínica certamente não vai ser 100% satisfatória.

Por isso é tão importante padronizar o tempo das suas consultas para que o agendamento de pacientes seja mais eficiente e sua secretária já saiba quanto tempo é preciso ter de diferença entre uma consulta e outra.

Realize um monitoramento dos seus horários e faça uma média de quanto tempo você leva para realizar o atendimento, e não se esqueça de levar em conta os imprevistos e também de considerar que as consultas realizadas pela primeira vez costumam demorar mais do que retornos e consultas de rotina. Além disso, é muito importante que você tenha cerca de 10 minutos de pausa entre as consulta para não acabar sobrecarregado.

4. Promova treinamentos para sua equipe

Não há dúvidas de que uma equipe sem o devido treinamento não tem a mesma eficiência que uma bem treinada. Por isso, promova treinamentos para os novos colaboradores e de tempos em tempos ofereça aos seus colegas de trabalho capacitações, palestras motivacionais e tudo o que for preciso para mantê-los sempre eficientes, produtivos e motivados.

Lembre-se de que treinar um funcionário sempre sai mais em conta do que arcar com todos os encargos de uma demissão ou preparar a contratação de uma secretária.

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Coloque essas dicas para aumentar a produtividade em consultório médico em prática e mantenha um padrão de qualidade atraente para seus pacientes ao mesmo tempo que você otimiza seu tempo, potencializa os resultados financeiros e diminuiu seus esforços para distribuir melhor sua agenda em horários mais possíveis e produtivos.