5 dicas para otimizar agendamento de consultas na clínica

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Nenhum paciente gosta de chegar ao consultório ou clínica e ter que esperar por uma consulta atrasada ou descobrir que a sua consulta havia sido marcada na data errada. Mas a desorganização da agenda de consultas pode causar esses desconfortos e gerar insatisfação nos pacientes da sua clínica.

Otimizar o agendamento de consultas na clínica melhora a rotina profissional dos médicos, diminui a sobrecarga dos profissionais, aumenta a confiança dos pacientes na clínica e, consequentemente, diminui a taxa de desistências.

Por isso, listamos algumas dicas de como otimizar o agendamento de consultas. Acompanhe!

1. Agenda on-line

Utilizar uma agenda virtual é o primeiro passo para a otimização do agendamento de consultas na clínica. Ela permite maior organização dos horários e facilita a busca de vagas para marcação.

Além disso, a agenda on-line pode ser acessada pelo próprio paciente de casa, e ele mesmo faz sua marcação. O médico pode ter acesso a ela de qualquer dispositivo móvel ou computador, de forma que pode se organizar em relação aos horários de outros locais em que trabalhe e também se preparar previamente para não ser pego de surpresa nas consultas.

O melhor é que existem agendas on-line super fáceis de mexer. Então, recepcionistas e médicos, não tenham medo, chegou a hora de jogar fora as agendas de papel!

2. Lista de espera digital

Uma facilidade oferecida por softwares de gestão de clínicas é a lista de espera digital. Na lista, são incluídos aqueles pacientes que precisam de atendimento, porém não encontraram um horário vago na agenda do médico e ficam aguardando alguma falta ou cancelamento para serem atendidos.

As vantagens da lista de espera digital em relação à lista comum de papel são que:

• não há o risco de perda do papel com a lista, o que significa menor risco de não atender um paciente que precisa;
• permite rápido acesso a outras informações do paciente que podem ser necessárias para colocá-lo na agenda (convênio, última consulta) e
• permite transferi-lo da lista de espera para a agenda facilmente.

3. Confirmação de consulta

Um problema com que os profissionais de saúde de clínicas sempre lidam é a falta sem aviso. O paciente não aparece e aquele horário reservado para seu atendimento não é preenchido a tempo.

Para diminuir essa ocorrência, muitas clínicas ligam para o paciente no dia anterior ao da consulta e a confirmam. Apesar de ser efetiva, a ligação gasta maior tempo das secretárias e custa caro para a clínica no fim do mês.

Por isso, melhor do que as ligações, é um sistema com envio automatizado de mensagens SMS, porque assim o paciente responde rapidamente se poderá comparecer ou não e a agenda já é atualizada automaticamente. Além disso, a operação fica muito mais em conta e ainda libera a secretária para realizar outras atividades.

4. Tempo médio de atendimento

Um dos grandes motivos dos atrasos de consultas nas clínicas é a inconstância no tempo de atendimento dos pacientes. Alguns ficam no consultório por poucos minutos, enquanto outros passam cerca de uma hora.

Para solucionar esse problema, o profissional de saúde deve estipular um tempo médio de atendimento e assim organizar sua agenda de acordo com esse planejamento e manter o fluxo de atendimento na clínica.

Para calcular esse tempo, basta usar um software com prontuário eletrônico com contagem de tempo de consulta. Assim, você terá dados suficientes para fazer a média.

5. Integração entre os profissionais da clínica

As clínicas que contam com o atendimento de mais de um profissional da mesma especialidade ou de especialidades diferentes podem se beneficiar com a integração da agenda on-line de todos que trabalham nela.

Isso impede que, entre os médicos da mesma especialidade, um profissional fique sobrecarregado enquanto o outro tem a agenda vazia.

Como você pode perceber, a otimização do agendamento de consultas na clínica está muito ligada à utilização da tecnologia como aliada, por isso vale a pena investir em inovações.